2023 habe ich meine erste Mitarbeiterin fest angestellt. Davor habe ich schon früh mit anderen Webdesignerinnen und virtuellen Assistentinnen zusammengearbeitet und mir Unterstützung in Bereichen geholt, die ich nicht so gern mache oder in denen jemand einfach besser ist als ich. Der feste Schritt kam dann, weil ich immer den Wunsch hatte, mich Richtung Agentur zu entwickeln.
Bei vielen ist das die vermeintlich logische Schrittfolge: Irgendwann ist man nicht mehr allein, baut sich ein Team auf, wird größer, generiert andere Umsätze, spricht andere Kundengruppen an. So war es auch bei mir. Ein paar Jahre später sehe ich die Sache aber ganz anders. Deshalb geht es heute nicht nur darum, wann der richtige Zeitpunkt zum Einstellen ist, sondern auch, ob es überhaupt nötig ist.
Warum ich nicht mehr von der eigenen Agentur träume
Wenn es um Wachstum geht, denken viele zuerst an ein Team, das größer wird, und setzen das automatisch mit mehr Erfolg gleich. Für mich war das damals auch ein Erfolgssignal: Schau, ich habe ein Team und arbeite nicht mehr allein. Heute sehe ich das anders. Es ist einfach ein anderes Businessmodell, und ich strebe nicht mehr danach, ein Team zu führen.
Vor meiner Selbstständigkeit war ich Teamleiterin. Bei kreativen Arbeiten habe ich die Richtung vorgegeben, und andere Designerinnen haben das weitergedacht und in die Tiefe gebracht. Das ist nach wie vor ein großer Vorteil eines Teams: Du musst dich nicht mehr in jeden Prozess bis zum Ende selbst reindenken.
Als ich meine erste Mitarbeiterin eingestellt habe, habe ich auch noch anders gearbeitet, mit größeren Projekten und noch nicht mit meinen Sprint-Angeboten in der heutigen Form. So konnte sich meine Mitarbeiterin in die Details reinfuchsen: Ich habe das visuelle Konzept erstellt, sie hat die Details ausgearbeitet und mit mir Rücksprache gehalten. Für die Art, wie ich gern arbeite, war das gut.
Die Rolle, die viele unterschätzen
Was viele unterschätzen, ist die Rolle, in die du dich begibst, sobald du nicht mehr als einzelne Person arbeitest. Je mehr Menschen mit dir zusammenarbeiten, desto mehr bist du nur noch mit strategischen, organisatorischen und administrativen Dingen beschäftigt und kaum noch an der Basis. Was sich im ersten Moment toll anhört, bringt also viele Veränderungen mit sich.
2024 hatte ich fast acht Monate lang einen Praktikanten remote im Unternehmen, dazu noch meine Mitarbeiterin. Das war im Rückblick sehr viel Abstimmung. Einen remote Praktikumsplatz würde ich heute nicht mehr anbieten. Das hatte nichts mit der Person zu tun, aber gerade bei einem Schülerpraktikum braucht es mehr Betreuung, und vor Ort kann man Dinge leichter zeigen.
Dazu kommt: Jede mitarbeitende Person braucht erst mal Einarbeitungszeit, bis sie in deinen Prozessen und Arbeitsweisen drin ist. Diese Zeit musst du einplanen. Wenn du vorhast, jemanden einzustellen, fang früh an, deine Prozesse und Arbeitsabläufe aufzuschreiben und Vorlagen zu erstellen. Das macht die Zusammenarbeit mit anderen viel leichter.
Erst mit Freelancerinnen arbeiten, dann festanstellen
Bevor du jemanden fest anstellst, würde ich immer empfehlen, erst mit Freelancerinnen zusammenzuarbeiten. Das Risiko ist ein ganz anderes als bei einer Festanstellung. Wie wertvoll so eine Zusammenarbeit ist, habe ich auch in der Folge zu Elternzeit als Freelancerin beschrieben, als mich eine Kollegin in meiner Babypause vertreten hat.
Dass es für mich Zeit wurde, jemanden einzustellen, habe ich an zwei Dingen gemerkt: Ich hatte viele Anfragen, die ich in der Form nicht bedienen konnte, und ich wollte Bereiche auslagern, die mir keinen Spaß machen und mehr Energie nehmen, als sie geben. Wenn du dann jemanden findest, der genau diese Arbeiten gern macht, ergänzt sich das wunderbar.
Was du vor der ersten Einstellung klären solltest
Eine Sache, die du können musst, ist loslassen. Du musst delegieren und Arbeiten abgeben können. Gerade im Gestaltungsbereich hast du oft eine bestimmte Vorstellung, wenn du in ein Projekt startest. Da musst du lernen, dich auf andere einzulassen und diese Vorstellung loszulassen, sonst drehst du dich im Kreis und machst es am Ende doch selbst.
Außerdem solltest du genug Geld gepuffert haben, um deine Mitarbeitende auch dann zu bezahlen, wenn es wirtschaftlich mal nicht so gut läuft. Ich habe damals darauf geachtet, dass ich den Lohn mindestens sechs bis zwölf Monate weiterzahlen könnte. Die Umsätze sind ja nicht jeden Monat gleich stark.
Sei dir auch im Klaren, welche Aufgaben du überhaupt abgeben willst. Die Person arbeitet an festen Tagen für dich, und du musst diese Zeit mit Aufgaben füllen. Schreib dir vorher auf, was du auslagern möchtest, damit du weißt, ob du überhaupt genug zum Abgeben hast.
Und ein Tipp aus Erfahrung: Hol dir als erste Person am besten jemanden, der sich selbst erwirtschaftet. Wenn jemand zum Beispiel selbst Designs erstellt, kann sie ihre eigene Stelle finanzieren. Stellst du nur jemanden für administrative Aufgaben ein, brauchst du noch mehr Aufträge, weil sich diese Person nicht selbst trägt.
Die wichtigere Frage: Willst du das überhaupt?
Das Wichtigste ist für mich nicht die Frage „Ab wann kann ich mir jemanden leisten?“, sondern „Will ich das überhaupt?“. Ist es wirklich dein Ziel, oder ist es das, von dem du denkst, du müsstest es tun? Ein eigenes Team ist so ein Statussymbol, das von außen nach Erfolg aussieht. Die Frage ist, ob es wirklich dein Ding ist.
Sei dir bewusst: Dein Jobprofil verändert sich. Du bist viel mit Organisation und Verwaltung beschäftigt und kommst dem Kern deiner Arbeit, dem Designen, vielleicht gar nicht mehr so nach.
Bei mir kam dann einiges zusammen. 2024 wurde ich schwanger, und parallel hat meine Mitarbeiterin eine Festanstellung gefunden, die besser zu ihrem Profil passt. Als sie gekündigt hat, wusste ich, dass ich erst mal niemanden mehr einstellen werde. Ich wollte mir lieber ein Businesskonzept aufbauen, das ich smart halten und führen kann, statt immer mehr erwirtschaften zu müssen. Genau diesen Druck wollte ich mir nehmen und meine Angebote so gestalten, dass ich sie als Einzelperson gut in meinen Alltag integrieren kann. Ich halte übrigens einen Workshop zu den Sprint-Angeboten, wo ich dir mein Konzept weitergebe. Hier kannst du mehr darüber erfahren
Wie du eine geeignete Person findest
Wenn du dich fragst, wie du überhaupt jemanden findest: Spiel ruhig mit offenen Karten und teile, dass du gerade jemanden suchst, zum Beispiel auf deinen Social-Media-Profilen. Die beiden Personen, die für mich gearbeitet haben, kamen frisch aus dem Studium. Viele suchen in dieser Übergangszeit einen Werkstudenten- oder Minijob. Wenn du in einer Stadt mit Designstudierenden wohnst, lohnt es sich, dort die Fühler auszustrecken.
Die wichtigsten Punkte auf einen Blick
- Ein Team bedeutet nicht automatisch mehr Erfolg, sondern ein anderes Businessmodell. Frag dich, ob du das wirklich willst.
- Mit mehr Menschen verschiebt sich dein Job in Richtung Orga und Strategie, weg von der eigentlichen Designarbeit.
- Arbeite erst mit Freelancerinnen zusammen, bevor du fest anstellst. Das Risiko ist geringer.
- Lern, loszulassen und Aufgaben abzugeben, sonst machst du am Ende doch alles selbst.
- Puffer genug Geld, idealerweise sechs bis zwölf Monatslöhne, und hol dir am besten jemanden, der sich selbst erwirtschaftet.
- Schreib deine Prozesse auf, bevor du jemanden einarbeitest. Das macht alles leichter.
Wenn dich das Thema beschäftigt, schreib mir gern auf Instagram unter @webdesign.women.
Diese Folge gibt es auch zum Hören.
Deine Steffi
