Heute reden wir darüber, wie du lernst, Prioritäten zu setzen, wenn alles gleichzeitig wichtig erscheint.
Gelernt habe ich das Priorisieren in meiner Ausbildung zur Visual Merchandiserin in der Möbelindustrie. Jeder Azubi hat dort eine eigene Abteilung betreut und war dafür verantwortlich. Die Kolleginnen kamen mit allem direkt zu mir, und auf meiner Wochenliste stapelten sich die Punkte: austauschen, fixieren, neu kommunizieren, überarbeiten. Irgendwann bin ich zu meinem Ausbilder gegangen und habe gesagt, ich weiß gar nicht, wo mir der Kopf steht. Jede Kollegin fand ihren Punkt am wichtigsten, und ich musste erst lernen, wie ich das priorisiere. Ist das, was zuerst kommt, automatisch das Wichtigste?
Er hat mir damals die Eisenhower-Matrix erklärt, und die ist bis heute mein Leitstern geblieben.
Die Eisenhower-Matrix: wichtig gegen dringlich
Falls du sie nicht kennst: Bei der Eisenhower-Matrix teilst du deine Aufgaben in zwei Kategorien ein, wichtig und dringlich. Daraus ergeben sich vier Boxen. Die senkrechte Achse steht für „wichtig“ (je weiter oben, desto wichtiger), die waagerechte für „dringlich“ (je weiter rechts, desto dringlicher). Eine Grafik dazu habe ich in einem älteren Blogbeitrag, hier deinen Eisenhower-Beitrag verlinken.
So sehen die vier Boxen aus:
- Wichtig und dringlich: sofort tun. Zum Beispiel eine gehackte Website oder eine Sicherheitslücke.
- Wichtig, aber nicht dringlich: einplanen. Zum Beispiel ein Link funktioniert nicht, aber die Seite ist nebensächlich und die Kundin ist nicht im Launch.
- Dringlich, aber nicht wichtig: Genau dieser unscheinbare Link, aber die Kundin launcht gerade. Plötzlich muss es schnell gelöst werden.
- Weder wichtig noch dringlich: Nice-to-haves, die in den Papierkorb wandern oder auf eine Wünsch-dir-was-Liste.
Die Eisenhower-Matrix war für mich eine echte Erleichterung. Aber die Selbstständigkeit ist so vielschichtig, dass sie allein nicht immer ausreicht. Deshalb teile ich, wie ich heute zusätzlich vorgehe.
Die Wünsch-dir-was-Liste für alles, was warten kann
Für die Dinge, die weder wichtig noch dringlich sind, habe ich eine Wünsch-dir-was-Liste auf dem Handy, ganz simpel in den Apple Notizen. Das ist eine lebende Liste, die nie aufhört. Da landen Nice-to-haves wie „andere Schriftart testen, weil sie mir besser gefällt“. Manches wird irgendwann wichtig, manches wandert direkt in die Tonne.
Für mich ist diese Liste wichtig, weil ich sonst zu Schnellschüssen neige. So kann ich Dinge zwischenparken, statt sie sofort umzusetzen. Diese Liste ist Gold wert.
Warum jede Kundinnen-Mail dringend wirkt
In der Selbstständigkeit wird es komplexer, weil eine E-Mail von einer Kundin fast immer dringlich wirkt. Was mir geholfen hat: anders mit diesen Mails umzugehen. Wenn ein To-do reinkommt, ordne ich es erst ein, wichtig oder dringlich, und antworte entsprechend.
Entweder frage ich nach, bis wann es erledigt sein muss, oder ich sage direkt, wann ich es eingeplant habe. Oft ist es in unserem Kopf nämlich dringlicher als für die Kundin. Wenn ich merke, etwas ist wichtig, aber nicht dringlich, sage ich zum Beispiel: „In zwei Wochen habe ich ein Zeitfenster, da setze ich das um. Passt das für dich?“ Meistens ist das überhaupt kein Thema. Nur wenn ich weiß, dass eine Kundin oft launcht und es Einfluss haben könnte, frage ich direkt nach der Deadline.
Das funktioniert auch umgekehrt. Wenn du jemandem eine Aufgabe gibst, nimm direkt den Wind aus den Segeln und sag dazu, wie wichtig sie ist. „Ich setze mich erst nächste Woche dran, es reicht, wenn du das bis Dienstag erledigst.“ Genau dieses Eine-Mail-flattert-rein-Gefühl nimmst du der anderen Person damit ab.
Umsatzbringer gegen Nice-to-have, und das Spannungsfeld mit deinem Business
Dazu kommt: In deinem Business gibt es Umsatzbringer und Dinge, die keine sind. Ein Kundenprojekt bringt dir direkt Geld aufs Konto. Ein neues Feature auf deiner Website ist vielleicht ein Nice-to-have. Beides kann wichtig sein, aber überleg im Zweifel, was deine Miete zahlt.
Genau hier entsteht ein Spannungsfeld. Kundinnenaufgaben fühlen sich immer dringlicher an, sie haben Deadlines, es kommen E-Mails, sie bringen direkt Geld. Dein eigenes Business macht das nicht, es wartet geduldig, bis es irgendwann selbst dringlich wird. Sei dir dieses Spannungsfelds bewusst und priorisiere dein eigenes Business nicht weg, sonst gewinnt immer das Kundenprojekt.
Ich kenne das selbst: In vollen Phasen wird die Zeit fürs eigene Business als Erstes gestrichen. Das darf aber kein Dauerzustand sein, sonst stehen die Kundinnen immer an erster Stelle und du entwickelst dich langfristig nicht weiter. Wie schnell das eigene Business unter die Räder kommt, habe ich auch in der Folge zu Work-Life-Balance als Webdesignerin beschrieben.
Plane feste Zeiten ein, und bitte nicht freitags
Am Ende hilft es ganz banal, dir feste Zeiten für dein eigenes Business einzuplanen. Wie genau, hängt von deinem Typ ab. Brauchst du ganze Tage, eine Stunde oder einen längeren Block?
Ich teile meinen Tag in zwei Hälften, Vormittag und Nachmittag, und plane Zeitblöcke für die Webdesign Women, Zeitblöcke für mein Design-Business und Zeit, um strategisch an beidem zu arbeiten.
Ein Tipp dazu: Nimm dafür nicht den Freitag. Freitags bleibt meistens das liegen, was die Woche über aufgelaufen ist, und oft kommt da noch etwas Dringendes rein, das bis zum Wochenende fertig sein muss. Leg deine strategischen Zeiten lieber auf einen anderen Tag. Ich starte montags zum Beispiel immer mit etwas, das mir Spaß macht, statt direkt mit Dingen, die ich nicht so gerne mache.
Das ist nämlich ein wichtiger Punkt: Unterscheide Aufgaben, die dir Energie geben, von denen, die dir Energie ziehen. Pack dir den Tag nicht nur mit energieziehenden Dingen voll. Wenn du ausgebrannt bist, weil du nur machst, was dir keinen Spaß bringt, hilft dir auch der beste Plan nichts.
Die Frage, die du dir stellen kannst
Wann hast du dir das letzte Mal Zeit für dein eigenes Business eingeplant, nicht weil es dringend war, sondern weil es dir wichtig war?
Wenn das schon länger her ist, dann ist jetzt ein guter Moment, das zu ändern und dir feste Zeiten einzuplanen, damit sich dein Business weiterentwickelt. Nicht nur, wenn es dringend ist, sondern wenn es dir wichtig ist.
Die wichtigsten Punkte auf einen Blick
- Lern, wichtig von dringlich zu unterscheiden. Die Eisenhower-Matrix ist dafür ein guter Leitstern.
- Park alles, was warten kann, auf einer Wünsch-dir-was-Liste, statt es sofort umzusetzen.
- Kundinnen-Mails wirken dringender, als sie sind. Frag nach der Deadline oder kommuniziere, wann du es einplanst.
- Trenne Umsatzbringer von Nice-to-haves und verlier dein eigenes Business nicht aus den Augen.
- Plane feste Zeiten für dein Business ein, am besten nicht freitags.
- Unterscheide Aufgaben, die dir Energie geben, von denen, die sie ziehen, und halte die Balance.
Wie immer freue ich mich, wenn du mir auf Instagram unter @webdesign.women schreibst.
Diese Folge gibt es auch zum Hören.
Deine Steffi
