Gastbeitrag von Daria
Daria ist Marken- und Webdesignerin aus Münster. Sie unterstützt Unternehmen dabei, mit einem klaren, einprägsamen Design sichtbar zu werden – vom Logo bis zur Website.
Mehr über sie: https://dariabrueggemann.de/
Selbstständig mit Kind – und trotzdem strukturiert arbeiten? Ich zeige, wie Organisation, Tools & Fokuszeiten mir helfen, Alltag & Design zu vereinen und warum das auch für dich funktionieren kann.
Zwischen Kundenprojekt und Kinderzimmer
„Sorry, dein Kind hat gerade mein Post-it gegessen.“
Ein Satz, den man in einer Uni-Teamarbeit vermutlich eher selten hört. Während meine KommilitonInnen ihre Laptops aufklappten, Typo-Beispiele und Moodboards ausbreiteten, förderte ich aus meiner Tasche erstmal Snacks, Bauklötze und eine Gummi-Giraffe zutage. Meine Tochter war ein paar Monate alt – und mein ständiger Plus-eins. Ich arbeitete, wenn sie schlief. Ich organisierte mich zwischen Stillpausen, Zoom-Calls und kaltem Kaffee.
Hi, ich bin Daria Brüggemann, selbstständige Brand- und Webdesignerin aus Münster. Während meines Studiums habe ich mich nicht nur selbstständig gemacht, sondern bin auch zum ersten Mal Mama geworden. Zwei große Abenteuer – beinahe gleichzeitig gestartet. Und zwischen Bauklötzen und Brainstorming lernte ich: Struktur ist kein Luxus, sondern das A und O.
Und wie das eben so ist, wenn sich alles gleichzeitig verändert: Die To-do-Listen wurden länger, die Nächte kürzer – und mein Kalender sah oft mehr nach Tetris als nach Zeitmanagement aus. Ich habe in dieser Zeit viel ausprobiert, manches über Bord geworfen und mit der Zeit ein System entwickelt, das mir heute hilft, meine Arbeit gut zu machen – ohne im Chaos zu versinken.
In diesem Beitrag zeige ich euch, wie mein Alltag als selbstständige Designerin und Mama heute aussieht. Welche Tools mir helfen. Warum Struktur keine Einschränkung ist, sondern Freiheit schafft. Und wie ich trotz begrenzter Zeitfenster kreativ und fokussiert arbeiten kann.
Teamwork im Familienalltag
Wer macht eigentlich was? - Organisation & Arbeitsverteilung
„Wie macht ihr das eigentlich – also… mit Kind, Arbeit, Alltag… allem?“ Kurze Antwort: Wir machen’s gemeinsam. Längere Antwort: Mit Planung, Absprache – und einem ziemlich guten Kalender.
Mein Mann und ich sind beide Eltern. Und das bedeutet für uns: Wir teilen uns die Carearbeit. Keine Frage von „aushelfen“ oder „einspringen“, sondern gleichwertige Verantwortung. Wir arbeiten beide in Teilzeit, damit beide Raum haben – für Job, Familie, sich selbst. Das klappt nicht immer reibungslos, aber ziemlich gut. Auch, weil wir ständig im Gespräch bleiben. Jede Woche sieht bei uns anders aus – aber wir strukturieren sie gemeinsam.
Wenn ich zum Beispiel weiß, dass ich Dienstag und Mittwoch komplett durcharbeiten kann, bereite ich am Montag alles dafür vor: Angebote schreiben, Mails beantworten, Briefings klären, Daten sortieren. Dann kann ich an meinen langen Tagen tief abtauchen, komme in den Flow – und hab am Abend das gute Gefühl: „Heute hab ich echt was geschafft.“
Mein Tipp: Wenn euch manchmal unklar ist, wer eigentlich was übernimmt, kann ich euch den Care-Arbeits-Test vom Equal Care Day empfehlen. In drei Schritten könnt ihr:
- unsichtbare Aufgaben sichtbar machen – von „Kindergeburtstag planen“ bis „Arzttermin vereinbaren“
- die aktuelle Aufteilung analysieren
- eine faire(re) Verteilung finden – basierend auf den jeweiligen Ressourcen, Fähigkeiten und Vorlieben
Es muss nicht 50/50 sein. Aber es sollte für alle passen. Und zwar so, dass niemand im mental load untergeht.
Kalenderliebe & Familien-Meetings
Montagsmeeting mit dem Partner – mag seltsam klingen, wirkt Wunder. Einmal die Woche setzen wir uns zusammen und klären: Was steht beruflich an? Wer bringt, wer holt? Wann ist Me-Time, wann Sport? Wer hat wann „den Hut auf“ – bei Kindern, Küche, Chaos?
Unser Familienkalender ist dabei Dreh- und Angelpunkt. Alles steht drin: Kita-Schließtage, Arzttermine, Projekt-Deadlines, Oma-Zeiten, Absprachen. Das hilft enorm: Ich sehe schwarz auf weiß, wie wenig Zeit ich tatsächlich für mein Business habe – und kann meine Woche realistischer planen.
Und: Wir sind beide im Bild. Das entlastet nicht nur mich, sondern auch meinen Mann – und die kleinen Fragezeichen im Alltag werden deutlich kleiner.
Unser Dorf – und warum ich ohne nicht könnte
Ich bin überzeugt: Du musst nicht alles alleine schaffen. Und du sollst es auch nicht.
Ja, das berühmte Dorf, das man braucht, um ein Kind großzuziehen – es ist keine Floskel, sondern echte Unterstützung. Und wir sind dankbar, ein so verlässliches Netzwerk zu haben. Es macht vieles möglich, was allein kaum zu stemmen wäre.
Wir haben großes Glück: Beide Großelternpaare wohnen nah und sind gern involviert. Darüber hinaus gibt’s bei uns ein ganzes Netzwerk aus Kita, Babysitterin, Tanten, Onkels und einer hilfsbereiten Nachbarschaft. Klar, es läuft nicht alles nach Plan. Aber wenn mal wieder das Handy klingelt und die Kita anruft, dann haben wir Optionen. Und das ist Gold wert. Dieses Dorf kommt nicht von allein – wir haben es aktiv aufgebaut. Und jede helfende Hand darin macht unseren Alltag ein bisschen leichter.
Wenn alles anders kommt: Krankheit & Ausfallzeiten
Das Handy klingelt. Die Kita ist dran. Plan dahin.
Kommt dir bekannt vor? Willkommen im Alltag mit kleinen Kindern.
So sehr wir organisieren, absprechen und vorausdenken – es gibt diese Tage, da läuft einfach nichts nach Plan. Ein krankes Kind stellt alles auf den Kopf. Und das stresst. Vor allem, wenn man selbstständig ist und weil niemand einspringt. Weil Aufträge weiterlaufen. Weil die To-dos nicht einfach verschwinden.
Was mir in solchen Momenten hilft? Ein Notfallmodus. Ich habe gelernt, zwischen „wichtig“ und „wichtig, aber nicht jetzt“ zu unterscheiden. Es gibt dann keinen normalen Arbeitstag – sondern einen To-do-Light-Modus. Mails beantworten, Termine verschieben, das Nötigste erledigen. Und: die eigenen Erwartungen runterdrehen. Nicht alles muss sofort. Und vor allem: nicht alles muss perfekt.
Wenn es gar nicht anders geht, hole ich manchmal abends oder am Wochenende etwas nach. Aber auch hier gilt: Carearbeit ist Arbeit. Wer tagsüber pflegt, tröstet, kocht und beschäftigt, kann abends nicht einfach voll produktiv weitermachen. Ich versuche, meine Ressourcen zu achten – und mit meinem Partner gut im Austausch zu sein. Wir sprechen vorher klar ab, wer im Krankheitsfall einspringt. Wir nennen das „Vertretungstage“. Heißt: Wenn ich weiß, dass Dienstag mein Partnertag ist, kann ich für diesen Tag verbindlich Kundentermine ansetzen.
Apropos Kundschaft: Ich bin von Anfang an offen damit umgegangen, dass ich Kinder habe. Nicht in jeder Mail, aber im passenden Moment. Die meisten reagieren verständnisvoll. Weil ich transparent bin und und weil ich Deadlines mit Puffer plane. Nicht, weil ich langsam bin – sondern weil ich realistisch bin. Und kleine Kinder machen dich realistisch.
Was ich auch gelernt habe: Krankheitstage gehören zur Selbstständigkeit mit Familie dazu – nicht als Ausnahme, sondern als Normalfall. Wer das finanziell einplant, stresst sich weniger. Und der kann mit einem warmen Tee und einem heißen Wärmekissen neben dem fiebernden Kind vielleicht sogar ein bisschen Frieden finden. Und wenn nicht: Dann ist morgen auch noch ein Tag.
Struktur, Zeitmanagement und Selbstorganisation
Zeit ist kostbar – vor allem, wenn man selbstständig ist und Familie hat. Wir sind nicht nur Designerinnen, wir sind gleichzeitig Projektmanagerinnen, Kundensupport, Buchhaltung, Marketing, Vertrieb – und obendrauf vielleicht noch zuständig für Kita-Eingewöhnung, Arzttermine und Wäscheberge.
1. Begrenz deine To-do’s
Kennst du das: Du scrollst abends durch deine To-do-Liste – und sie schreit dir entgegen, was du alles nicht geschafft hast? Der Trick: Schreib weniger auf. Ja, wirklich. Schreib dir nur so viel auf, wie du realistisch in deinem Zeitfenster schaffen kannst. Wenn dann noch Zeit übrig bleibt – Glückwunsch! Dann kannst du immer noch ein To-do nachlegen. Aber mal ehrlich: Diese Tage sind selten. Also lieber bewusst planen und Erfolge feiern, statt sich abends frustriert durch die offene Liste zu scrollen.
2. Priorisiere mit System
Nicht jede Aufgabe bringt dich wirklich weiter. Manche To-dos sind einfach nur nett – andere entscheidend. Ich sortiere deshalb gnadenlos.
Meine liebsten Helfer ist die Eisenhower-Matrix oder ABC-Methode (Was ist wichtig und dringend? Was bringt Umsatz oder echten Mehrwert?)
Mit diesen hilfreichen Methoden sortiere ich meine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. So vermeide ich es Zeit für unwichtige Aufgaben zu verschwenden. Ich arbeite übrigens mit Notion als Projektmanagement-Tool, aber auch ein guter alter Zettel kann Wunder wirken. Hauptsache man behält den Überblick.
3. Timeboxing, Batching & Fokuszeiten
Ich liebe Timeboxing. Das bedeutet, ich blocke mir Zeitfenster für bestimmte Aufgaben, schalte alle Ablenkungen aus – und arbeite dann konzentriert durch.
Denn das Parkinson’sche Gesetz besagt: Arbeit dehnt sich in dem Maß aus, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Fehlt also eine zeitliche Frist, brauchen wir für die Aufgaben viel länger. Keine Deadline = endloser Aufwand. Also: klare Zeitfenster setzen, Handy weg, Browser-Tabs zu, Fokus an.
Dazu arbeite ich gern in Batching-Blöcken. Statt fünfmal täglich Mails zu checken, mache ich das gesammelt in einem Slot. Gleiches zu Gleichem – spart Energie und hilft, in den Flow zu kommen.
4. Zufriedenheit statt Selbstoptimierung
Ja, ich liebe Projektmanagement. Ich hab unzählige Methoden getestet und meine ganz eigene Mischung gefunden. Aber weißt du was? Selbst mit der besten Struktur wird nicht jeder Tag produktiv. Und das ist okay.
Gerade am Anfang hatte ich oft nur ein oder zwei Stunden zum Arbeiten – und war dann enttäuscht, wie wenig ich geschafft hatte. Heute schaue ich lieber auf meine Done-Liste: Was habe ich heute geschafft? Das tut gut, das motiviert und erinnert mich daran: Ich bin nicht in einem 40-Stunden-Vollzeitjob. Ich bin in meinem Tempo unterwegs. Und ja – manchmal dauert ein neues Angebot bei mir doppelt so lange. Oder eine Idee bleibt ein paar Wochen liegen. So what.
Notion, Toggl & Co. – mein Orga-Team
Wenn dein Tag keine 48 Stunden hat – willkommen im Club. Gerade mit Kind(ern) bleibt oft weniger Zeit als Aufgaben. Deshalb lautet mein Mantra: so viel wie möglich vereinfachen, automatisieren und strukturieren.
Tools wie Notion oder ClickUp helfen mir, den Überblick zu behalten. Ich tracke meine Zeit (mit Toggl), nutze Templates und habe feste Abläufe für jedes Projekt. Für wiederkehrende Mails gibt’s Standardantworten, und meine Designprozesse (egal ob Branding oder Website) sind detailliert dokumentiert – Schritt für Schritt.
Das spart nicht nur Zeit, sondern auch mentale Energie. Ich muss nicht jedes Mal neu überlegen, wann ich was brauche, was ich meinem Kunden schreiben soll oder ob ich an alles gedacht habe.
Und ja – auch ChatGPT ist inzwischen fester Teil meiner Tool-Liste. Warum nicht die Technik nutzen, die einem gewisse Denkarbeit abnimmt?
Kreativität unter Zeitdruck
Kreativ trotz Stress? Schwierig.
Klingt dramatisch, ist aber leider wahr: Wenn der Kopf voll ist, die Zeit knapp und das Projekt schon vorgestern fertig sein sollte, dann bleibt kein Raum für echte Ideen. Kreativität braucht Luft. Zeit zum Ausprobieren, Verwerfen und Neudenken. Genau das fällt unter Druck schwer – da funktioniert man eher, statt etwas Neues zu schaffen.
Deshalb plane ich gezielt kreative Phasen ein. Am liebsten an meinen langen Tagen und ohne Calls, Mails und vor allem ohne ständige Unterbrechungen. Handy auf stumm macht einen Unterschied. In dieser Zeit darf ich eintauchen, gestalten, entwickeln. Und: Fehler machen. Denn genau daraus entsteht oft das Beste.
Manager vs. Maker: Zwei Köpfe, ein Kalender
Ein echter Gamechanger war für mich die bewusste Trennung zwischen Manager-Zeiten und Maker-Zeiten.
Manager-Zeiten sind die Phasen, in denen du strategisch denkst, planst, organisierst und kommunizierst. Also: Projektmanagement, E-Mails, Angebote schreiben, Rechnungen stellen, Orga-Kram. In diesen Zeiten ist „Kopf an“ gefragt – du brauchst Konzentration, Struktur und Entscheidungsfreude.
Maker-Zeiten hingegen gehören deinen kreativen Aufgaben: Gestalten, Schreiben, neue Ideen entwickeln, Konzepte ausarbeiten. Hier darf der Kopf auch mal „aus“ sein – damit du wirklich eintauchen und in den kreativen Flow kommen kannst.
Beides braucht unterschiedliche Energie – und vor allem: unterschiedliche Zeiten im Kalender. Deshalb halte ich sie bewusst auseinander. Kein Konzeptschreiben zwischen zwei E-Mails. Keine Logo-Entwürfe nach einer Stunde Buchhaltung und vor einem Meeting. Das funktioniert bei mir einfach nicht. Fokuszeit ist eben nicht automatisch Kreativzeit. Und umgekehrt.
Beides ist wichtig – aber eben zu seiner Zeit. Ob du morgens besser kreativ arbeitest oder erst nachmittags in Schwung kommst, musst du selbst rausfinden. Es lohnt sich, den eigenen Rhythmus zu kennen. Denn so lässt sich auch mit begrenzten Zeitfenstern ein Raum schaffen, in dem echte Ideen entstehen dürfen.
Me-Time ist kein Luxus, sondern nötig
Wenn mein Arbeitstag endet, fängt mein zweiter an: Care-Arbeit, Familienalltag und Mental Load. Damit ich dafür noch Energie habe, muss ich mir meine Ressourcen gut einteilen – und Selbstfürsorge ernst nehmen.
Pausen planen? Unbedingt.
Und ja, ich meine wirklich Planung. Nicht: „Ich schau mal, ob ich heute noch Zeit finde“, sondern: Ich trage sie mir ein, wie einen wichtigen Termin. Auch wenn’s nur 20 Minuten sind: Ein Kaffee auf dem Balkon. Eine Runde joggen gehen. Mal kurz an nichts denken und nicht nur funktionieren, sondern auch auftanken.
Moduswechsel statt Multitasking
Ich habe gelernt: Arbeitszeit ist Arbeitszeit. Familienzeit ist Familienzeit. Es ist ein Unterschied, ob ich „nur noch kurz“ nebenbei eine Mail beantworte oder wirklich Feierabend mache. Ich brauche klare Übergänge, ansonsten mache ich nichts von beidem richtig und bin frustriert. Deshalb beginne und beende ich meine Arbeitstage mit festen Routinen. Den Laptop klappe ich nicht nur zu, sondern schalte ihn beispielsweise bewusst aus.
Meine Kundschaft weiß übrigens genau, was sie wann von mir bekommen, sodass ich selten nebenbei berufliche Anrufe annehme. Und genau das gibt mir die Freiheit, nach der Arbeit für meine Familie wirklich anwesend zu sein.
Zwischen Vision und Wirklichkeit: Ziele setzen, dranzubleiben
Ein Teil meiner Selbstständigkeit, dem ich heute ganz bewusst Raum gebe: die Arbeit an meinem eigenen Business: Wenn ich montags meine Woche plane, blocke ich nicht nur Zeit für KundInnenprojekte, sondern auch für meine Weiterbildung, mein Marketing, Website-Pflege, Buchhaltung – und Sport, mein liebster Ausgleich!
Was mir zusätzlich hilft, sind Thementage. Zum Beispiel ein Marketing-Freitag, Büro-Dienstag oder Meeting-Mittwoch. Das schafft Klarheit im Kopf – und hilft, Aufgaben zu bündeln, statt ständig zwischen Themen zu springen.
Ob das immer so aufgeht, wie geplant? Natürlich nicht. Manchmal kommt das Leben dazwischen. Oder ein Projekt zieht sich. Oder die Nacht war zu kurz. Und trotzdem: Ich plane es ein, weil’s wichtig ist. Früher habe ich Kundenprojekte konsequent vor alles andere gestellt. Heute weiß ich: Wer dauerhaft nur liefert, ohne sich um sein eigenes Fundament zu kümmern, läuft irgendwann leer.
Groß träumen, klein planen
Ich liebe Jahresplanung! Da darf alles groß sein: Ideen, Ziele, Wünsche. Damit sie nicht nur schön klingen, sondern auch machbar werden, arbeite ich mit der SMART-Methode (Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) – und mit der wunderbaren WWC-Vorlage von Steffi.
Das hilft mir, meine Ziele messbar und realistisch zu formulieren – und sie in kleine, machbare Etappen runterzubrechen.
- Was bringt mich meinem Ziel näher?
- Was brauche ich dafür – und wie kann ich es möglichst effizient erledigen?
- Welche Aufgabe hat wirklich Priorität – und welche darf auch mal warten?
Nicht jedes Quartal ist ein Launch-Quartal. Und das ist okay. Meine Planung passt sich meinem Leben an, nicht andersrum. Wichtig ist für mich: dranbleiben – auch in kleinen Schritten.
Fazit: Struktur schafft Freiraum
Struktur blockiert nicht – sie entlastet. Damit du dich auf das Wesentliche fokussieren kannst: deine Ideen, deine Projekte, dein Leben.
Du musst nicht alles perfekt durchplanen – aber du brauchst Strukturen, die zu dir passen. Routinen, die dich tragen, wenn’s mal wieder drunter und drüber geht. Und Prozesse, die dir helfen, den Überblick zu behalten – statt dich im Alltagschaos zu verlieren. Außerdem erlaubt Struktur nicht alles im Kopf haben zu müssen und reduziert so Stress.
Mein Tipp: Starte klein und probiere aus, was für dich funktioniert. Ein fester Wochenplan, Thementage, ein klarer Start- und Endpunkt für den Arbeitstag, regelmäßige Reflexion. Und vor allem: Nimm dich selbst genauso wichtig wie deine KundInnen.
Über die Autorin
Hi, ich bin Daria Brüggemann – Designerin für strategisches Marken- und Webdesign.
Ich unterstütze Unternehmen dabei, mit einem durchdachten Markenauftritt sichtbar und erfolgreich zu werden.
Planst du gerade einen neuen Markenauftritt? Lass uns sprechen.
Mein Designansatz ist klar, ästhetisch und strategisch fundiert – damit eure Marke nicht nur gut aussieht, sondern wirkt. Denn starkes Design schafft Vertrauen, hebt euch vom Wettbewerb ab und hinterlässt Eindruck – auf den ersten Blick und langfristig.
Ich entwickle individuelle Corporate Designs – vom Logo bis zur Website – die passgenau auf eure Ziele abgestimmt sind und euch helfen, euch klar am Markt zu positionieren.
Mehr über mich und meine Arbeit: https://dariabrueggemann.de/
